Chaque déménagement, rénovation ou fermeture de bureau génère du mobilier et des équipements dont vous n'avez plus besoin - les chaises, bureaux, armoires, fournitures et appareils électroniques supplémentaires qui se trouvent actuellement dans votre espace de stockage. Qu'en faire ?
Quelles sont les options qui s'offrent à vous et lesquelles conviennent à votre budget, à votre calendrier et à votre entreprise ?
Comme le savent bien les professionnels expérimentés des installations et des achats, la redistribution du mobilier et des équipements de bureau n'est pas toujours aussi simple qu'il y paraît, surtout si l'on considère les risques financiers et environnementaux d'un travail mal géré. Avec son lot unique de défis et de distractions, ce qui n'est souvent qu'une étape mineure dans une transition plus large du lieu de travail peut rapidement devenir un revers majeur.
Lorsqu'il s'agit de surplus de bureau, la réalité est qu'il n'y a pas beaucoup d'options simples et durables.
Pour aider votre entreprise à tirer le meilleur parti de ses excédents de bureau, nous avons défini six étapes essentielles pour gérer un stock important et favoriser un lieu de travail plus circulaire. Chaque étape vous aidera à identifier les problèmes avant qu'ils ne surviennent, à minimiser les responsabilités financières et environnementales et à augmenter vos chances d'obtenir un retour mesurable pour votre entreprise.
Avec le bon plan et le bon chef de projet, le mobilier de bureau excédentaire peut commencer à être considéré moins comme un problème que comme une opportunité.
Étape 1 : Dresser un inventaire du mobilier de bureau
Un inventaire complet est indispensable. Quelle que soit la solution que vous choisirez, vos fournisseurs voudront savoir ce que le projet implique. Des informations claires vous éviteront également des maux de tête en minimisant les changements d'envergure et les erreurs de communication en cours de route. Si vous n'en avez pas encore, il est temps de voir exactement ce que vous avez et d'informer l'ensemble du projet.
Processus d'inventaire de base
- Normaliser un document d'inventaire de bureau - une feuille de calcul est un bon début.
- Désigner une seule personne et un créneau horaire pour remplir le formulaire.
- Notez les types d'articles, les marques, l'âge, l'état, les dimensions et l'emplacement.
- Comparez votre inventaire à d'autres documents provenant de l'approvisionnement ou des installations.
Un inventaire approprié vous permettra également de connaître la valeur, article par article, de votre surplus si vous souhaitez vendre du mobilier de bureau ou le recycler. Ce point est essentiel. Sans cet inventaire, il est impossible d'établir un plan de disposition complet.
Par exemple, les chaises de bureau Aeron ont tendance à conserver leur valeur marchande. Combien en avez-vous et dans quel état ? Une erreur de comptage peut se traduire par une perte d'argent. De même, les classeurs peuvent générer des revenus grâce à leur contenu métallique. Si vous cherchez à recycler efficacement du mobilier de bureau, le fait de savoir combien vous en avez et de quelle taille vous permettra de vous assurer que votre recycleur de métaux local vous rendra ce qui vous est dû.
Votre inventaire doit également permettre d'identifier les articles qui sont en fait des déchets. Il s'agit des chaises, bureaux ou composants cassés qui ne peuvent être réutilisés, remis à neuf ou recyclés. Bien qu'il s'agisse d'un très faible pourcentage de l'inventaire moyen d'un bureau, il est important de les identifier afin de les séparer correctement des articles réutilisables avant que les vendeurs ne les prennent en compte.
Étape 2 : Comprendre les objectifs (et les possibilités) du projet
Une fois que vous avez compris ce avec quoi vous travaillez, qu'attendez-vous, vous et votre équipe, du projet ?
La réponse la plus courante est, bien sûr, le retour financier. Nous voulons tous récupérer de l'argent sur d'anciens actifs (ce qui est certainement possible avec le bon inventaire et les bons acheteurs). La manière la plus évidente de mesurer le succès d'une initiative commerciale est l'argent économisé ou gagné, et ce à juste titre. Le retour sur investissement (ROI) est un indicateur clé dans tous les processus d'entreprise, y compris la gestion des actifs.
La priorité suivante est opérationnelle - en d'autres termes, un déménagement sans douleur. Le déménagement du mobilier est toujours une étape d'un projet plus vaste ; s'il est retardé ou perturbé, les autres éléments le seront également. La clé est de connaître parfaitement l'étendue du projet et de travailler avec un fournisseur de services logistiques fiable. Qu'il s'agisse d'une mauvaise programmation, d'un fournisseur malhonnête ou de problèmes de sécurité sur le site, personne ne veut être le responsable d'un projet qui tourne mal. Une bonne gestion des opérations équivaut à une bonne gestion des coûts.
Mais qu'est-ce qui compte aussi pour votre organisation ?
Peu de gestionnaires de projet prennent le temps de réfléchir à la manière dont le projet peut bénéficier à d'autres services, initiatives et parties prenantes. Si le coût de l'enlèvement du mobilier de bureau peut également compléter d'autres projets, chaque dollar dépensé pour le projet rapporte davantage à l'entreprise.
Par exemple, votre entreprise peut être très active au sein de la communauté locale - vos homologues du développement durable ou de la communication savent-ils que l'entreprise a un surplus important dont elle doit se débarrasser ? Le don de mobilier excédentaire peut être fait de manière tactique pour impliquer les partenaires de la communauté sans affecter de capitaux supplémentaires aux programmes de responsabilité sociale de l'entreprise (RSE) ou d'ESG. Des histoires positives peuvent découler de la fin du projet, pour le plus grand plaisir de vos collègues du marketing, de la communication ou des relations publiques, et au bénéfice de la réputation de votre entreprise.
Les entreprises qui ont des mandats de détournement des déchets peuvent également créer de la valeur en s'efforçant de réutiliser et de recycler autant de mobilier et d'équipement de bureau que possible. Non seulement cela souligne l'engagement de votre organisation à réduire les déchets de décharge, mais cela peut également contribuer à atteindre les objectifs de réduction des déchets. Les responsables du développement durable apprécient tous les efforts déployés pour soutenir leurs objectifs ambitieux.
Objectifs à prendre en compte à l'échelle de l'entreprise
- Objectifs d'investissement communautaire
- Objectifs de réduction des déchets
- Rapport sur le développement durable
- Objectifs de développement durable (ODD)
- Documentation financière et juridique
- Avantage fiscal
- Conformité en matière de santé et de sécurité
- LEED, BOMA BEST, GRI, BREEAM ou autres programmes
- Optimisation des achats
- Durabilité de la chaîne d'approvisionnement
- Réduction des émissions du champ d'application 3
- La circularité sur le lieu de travail
- Transparence des opérations
- Atténuation des risques
En gardant à l'esprit les initiatives à l'échelle de l'entreprise, vous pouvez peser correctement vos options et identifier les possibilités de gestion de votre surplus de bureau. Pour les entreprises qui intègrent la responsabilité sociale des entreprises (RSE) ou les questions environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) dans l'ensemble de leurs activités, il est facile de trouver la bonne personne avec qui s'aligner.
Étape 3 : Se préparer aux risques liés à la gestion d'un excédent important
Le budget n'est pas la seule chose en jeu lorsqu'il s'agit de gérer un important excédent de bureaux. Le temps et les efforts internes, les relations avec les fournisseurs et la sécurité sur le site - qui ont tous une incidence sur le résultat global du projet - requièrent la même attention dans le cadre d'un déménagement de grande envergure. Les entreprises qui ne mesurent que les coûts matériels de la gestion de leur surplus risquent de perdre de vue le coût total de l'entreprise.
Risques et défis communs
- Un marché de l'occasion imprévisible
- Temps, efforts et distractions internes
- Perturbations du travail et de la logistique
- Frais de double manutention et de stockage
- Redevances et règlements relatifs aux décharges
- Conflits de programmation
- Impact sur l'environnement
- Questions de sécurité et de conformité
De nombreux risques sont liés entre eux et difficiles à éviter sans la mise en place de processus adéquats. Le calendrier, par exemple, peut accaparer le temps et l'attention de votre équipe s'il s'agit d'un déménagement sur plusieurs étages, avec certains objets destinés à un bureau satellite, d'autres achetés et d'autres encore confiés à un recycleur. Toutes les parties prenantes - employés, déménageurs, acheteurs et recycleurs - doivent respecter le même calendrier. S'ils ne le font pas et que votre prestataire logistique doit stocker l'inventaire et le déplacer une seconde fois, les conflits de calendrier auront un impact direct sur vos coûts logistiques.
Étape 4 : Planifier votre budget
Avec un inventaire approprié et une bonne compréhension des risques et des opportunités, vous pouvez commencer à établir un budget précis pour le projet. Les chefs de projet semblent divisés quant à la manière dont ils établissent le budget de leur excédent, et très peu d'entre eux le font correctement. Certains établissent leur budget longtemps à l'avance, sans disposer de toutes les informations nécessaires ; le risque est alors de passer à côté de nombreux facteurs importants qui influeront sur les coûts. D'autres attendent jusqu'à la dernière minute, pour s'apercevoir que les contraintes de temps réduisent considérablement leur capacité à planifier, à s'adapter aux nouvelles informations et à envisager les bonnes options.
Dans les deux cas, il en résulte un mauvais modèle de budget qui peut à son tour faire démarrer un projet sur de mauvaises bases. Ou pire encore, personne n'attribue de budget au déménagement du mobilier parce qu'on suppose que le mobilier a conservé toute sa valeur marchande. Ces trois cas de figure sont à éviter dans la mesure du possible.
Commencez par estimer le coût le plus important : le démantèlement, l'enlèvement et la logistique. Il s'agit du coût de base de toute cession d'excédent de bureau. Ensuite, selon l'endroit où vous déménagez le mobilier, calculez le coût de la mise en décharge et du recyclage ou, si vous travaillez avec un revendeur, soustrayez la valeur de l'offre.
Comparez ce budget "de base" avec le budget initial attribué au projet. S'ils sont radicalement différents, voyez quelles hypothèses ont été formulées au départ - là encore, il s'agit généralement de l'idée que les meubles usagés conservent leur valeur marchande. S'ils sont proches, c'est à vous de trouver de petits moyens de réduire les coûts et les efforts ou, tout aussi bien, de récupérer de la valeur pour l'entreprise.
Pour les entreprises qui souhaitent organiser une vente aux enchères pour leurs employés ou faire un don important à une œuvre de bienfaisance, le coût "indirect" du temps et des efforts internes constitue la principale dépense supplémentaire. Étant donné que ces projets demandent beaucoup d'efforts, il est impératif de savoir combien votre entreprise a dépensé pour mener à bien le processus en utilisant le temps de ses employés.
Étape 5 : Engager un fournisseur de services logistiques fiable
Aucune partie ne peut faire dérailler un projet aussi rapidement qu'un fournisseur de services logistiques non professionnel. Un mauvais fournisseur peut perturber le calendrier, endommager des articles, gâcher une vente de meubles, mélanger les lieux ou provoquer des frictions avec d'autres parties prenantes. Ils sont l'épine dorsale du projet et doivent être aussi fiables et compétents que possible.
Le meilleur moyen d'éviter un déménageur douteux est de demander des recommandations et de rechercher les certifications du secteur. Demandez des témoignages et des références, ou essayez un projet pilote avec moins de risques.
Demandez ensuite à ceux qui figurent sur votre liste restreinte de vous fournir un devis. Dans la plupart des cas, vous trouverez une série de devis parmi lesquels vous pourrez choisir.
Étape 6 : Gérer le démantèlement et la relocalisation de l'inventaire
La plupart des chefs de projet souhaitent superviser la plus grande partie possible du processus afin que tout le monde respecte le calendrier. Il s'agit notamment des employés chargés de débarrasser leurs espaces, des techniciens chargés d'enlever les équipements électriques ou spécialisés, des déménageurs chargés de démonter et de charger l'inventaire, ainsi que des personnes chargées de coordonner l'enlèvement des meubles ou de réceptionner les articles après leur livraison ; il peut également s'agir d'une coordination avec d'autres équipes travaillant dans le même espace. S'il s'agit d'une revente ou d'un don, le démontage doit être effectué correctement afin que rien ne soit endommagé ou perdu. Les revendeurs et les organismes d'accueil n'accepteront pas volontiers des objets inutilisables.
Les gestionnaires de projet devront également informer les prestataires de services logistiques de toute information spécifique au site qui aura une incidence sur le déménagement. Par exemple, s'il s'agit d'un don, les quais de chargement, les ascenseurs et l'aide sur place devront être réservés à l'avance. De nombreux bâtiments exigent également des protocoles de santé et de sécurité spécifiques au site, auxquels tous les fournisseurs devront se conformer.
Étape 7 : Documenter et rapporter tout ce qui a été fait
La documentation du projet est le produit le plus précieux. Elle permet d'évaluer les performances de l'équipe, de faire preuve de transparence et de responsabilité, et de savoir où tout est passé à la fin du projet. Le fait de pouvoir suivre chaque objet jusqu'à son emplacement final permet de s'assurer qu'il a bien été vendu, recyclé ou donné, et qu'il n'a pas été jeté quand personne ne regardait.
Cette responsabilité supplémentaire aide également les gestionnaires à évaluer les résultats du projet et à s'améliorer pour le prochain. Cela est particulièrement utile pour les projets de surplus de bureau, car ils ne se présentent que rarement. Les entreprises disposent rarement d'un expert interne en matière de redistribution des équipements de bureau et doivent éviter de mettre en place un nouveau processus pour chaque projet.
Pourquoi ne pas appeler le "1-800-GOT-OFFICE-JUNK" ?
Vous le pouvez. Et, malheureusement, de nombreuses entreprises le font encore.
Mais la solution "unique" n'a pas de sens. Tous les bureaux qui liquident ou mettent en décharge leurs meubles excédentaires perdent simplement la valeur qu'ils ont laissée et ne se soucient pas des déchets inutiles. De plus, le traitement des surplus comme des déchets coûte de plus en plus cher, car le nombre de décharges augmente aux États-Unis et au Canada. L'ancienne approche "bon marché et sale" est en fait plus sale que bon marché. L'imprévisibilité du marché du mobilier d'occasion n'arrange rien non plus. Malheureusement, il est plus difficile que vous ne l'espérez de vendre du mobilier de bureau. La faible demande du marché et les coûts de main-d'œuvre et de transport empêchent les liquidateurs de proposer des offres substantielles alors qu'ils doivent eux aussi payer pour transporter et mettre en décharge les articles invendables. Avec le bon réseau de partenaires de revente de mobilier et le bon produit, cela vaut toujours la peine de chercher à compenser les coûts élevés de la main-d'œuvre et de la logistique.
Même le fait d'offrir gratuitement du mobilier de bureau, croyez-le ou non, s'accompagne de maux de tête et de dépenses que peu de personnes sont prêtes à assumer en interne.
Les dirigeants, les parties prenantes et les employés étant plus que jamais attachés au développement durable, les responsables cherchent des moyens d'apporter de la valeur à l'entreprise dans tous les aspects de ses activités. Qu'il s'agisse d'un simple local de stockage ou d'une consolidation à l'échelle de l'entreprise, l'astuce consiste à créer de la valeur en alignant le projet sur des initiatives commerciales plus importantes, qu'il s'agisse de politiques de responsabilité et de transparence, d'investissements communautaires ou d'objectifs de réacheminement des déchets. Les entreprises continueront à gérer les excédents de mobilier et d'équipement de bureau. La question est de savoir comment rendre ces excédents réellement durables.
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