Todos los traslados, renovaciones y cierres de oficinas generan mobiliario y equipos que ya no se necesitan: sillas, mesas, armarios, suministros y aparatos electrónicos que ahora mismo están en su almacén. ¿Y qué hacemos con ellos?
¿Cuáles son sus opciones y cuáles se adaptan a su presupuesto, plazos y empresa?
Como bien saben los profesionales experimentados en instalaciones y adquisiciones, la redistribución de mobiliario y equipos de oficina no siempre es tan sencilla como parece, sobre todo si se tienen en cuenta los riesgos financieros y medioambientales de un trabajo mal gestionado. Con su propio conjunto de retos y distracciones, lo que suele ser un paso menor en una transición más amplia del lugar de trabajo puede convertirse rápidamente en un gran contratiempo.
Cuando se trata de excedentes de oficina, la realidad es que no hay muchas opciones sencillas y sostenibles.
Para ayudar a su empresa a sacar más partido de sus excedentes de oficina, hemos esbozado seis pasos esenciales para gestionar un gran inventario y apoyar un lugar de trabajo más circular. Cada paso le ayudará a identificar los problemas antes de que se produzcan, a minimizar las responsabilidades financieras y medioambientales, y a aumentar sus posibilidades de obtener un rendimiento medible para su empresa.
Con el plan y el gestor de proyectos adecuados, los muebles de oficina sobrantes pueden empezar a parecer menos un problema y más una oportunidad.
Paso 1: Crear un inventario de mobiliario de oficina
Un inventario exhaustivo es imprescindible. Independientemente de la solución que elija, sus proveedores querrán saber qué implica el proyecto. Una información clara también le ahorrará dolores de cabeza al minimizar los cambios de alcance y los errores de comunicación en el futuro. Si aún no tiene uno, es hora de ver exactamente de qué dispone e informar a todo el proyecto.
Proceso básico de inventario
- Normalice un documento de inventario de la oficina: una hoja de cálculo es un buen comienzo.
- Designe a una sola persona y una franja horaria para rellenar el formulario.
- Anote los tipos de artículos, las marcas, la antigüedad, el estado, las dimensiones y la ubicación.
- Compare su inventario con otros documentos de adquisiciones o instalaciones.
Un inventario adecuado también le ayudará a conocer el valor artículo por artículo de su excedente si desea vender mobiliario de oficina o reciclarlo. Esto es fundamental. Sin él, es imposible llegar a una disposición completa.
Por ejemplo, las sillas de oficina Aeron suelen conservar su valor de mercado. ¿Cuántas tiene y en qué estado? Un error de cálculo puede suponer una pérdida de dinero. Del mismo modo, los archivadores pueden generar beneficios por su contenido metálico. Si desea reciclar eficazmente muebles de oficina, saber cuántos tiene y de qué tamaño le garantizará que su empresa local de reciclaje de metales le dé lo que le debe.
Su inventario también debe ayudar a identificar qué artículos son realmente basura. Se trata de sillas, mesas o componentes rotos que no se pueden reutilizar, renovar o reciclar. Aunque se trata de un porcentaje muy pequeño del inventario medio de una oficina, es importante identificarlos para poder separarlos adecuadamente de los artículos reutilizables antes de que los proveedores los tengan en cuenta.
Paso 2: Comprender los objetivos (y oportunidades) del proyecto
Una vez que sepa con qué está trabajando, ¿qué quieren usted y su equipo del proyecto?
La respuesta más común es, por supuesto, un retorno financiero. Todos queremos recuperar el dinero de los activos antiguos (lo que sin duda es posible con el inventario y los compradores adecuados). La forma más reveladora de medir el éxito de cualquier iniciativa empresarial es el dinero ahorrado o ganado, y con razón. El rendimiento de la inversión (ROI) es un indicador clave en todos los procesos empresariales, incluida la gestión de activos.
La siguiente prioridad es la operativa; dicho de otro modo, una mudanza sin contratiempos. El traslado de muebles es siempre una etapa de un proyecto más amplio; si se retrasa o interrumpe, también lo harán los demás componentes. La clave está en conocer a la perfección el alcance del proyecto y trabajar con un proveedor logístico de confianza. Ya sea por una mala programación, un proveedor deshonesto o problemas de seguridad in situ, nadie quiere ser el protagonista de un proyecto que sale mal. Gestionar adecuadamente las operaciones equivale a gestionar adecuadamente los costes.
Pero, ¿qué más le importa a su organización?
Pocos gestores de proyectos se toman la molestia de considerar cómo puede beneficiar el proyecto a otros departamentos, iniciativas y partes interesadas. Si pagar por retirar muebles de oficina también puede complementar otros proyectos, cada dólar gastado en el proyecto retorna más a la empresa.
Por ejemplo, su empresa puede ser muy activa en la comunidad local: ¿saben sus homólogos en sostenibilidad o comunicación que la empresa tiene un gran excedente del que deshacerse? La donación de muebles sobrantes puede hacerse tácticamente para implicar a los socios de la comunidad sin destinar capital adicional a programas de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) o ESG. De la cola del proyecto pueden salir historias positivas para deleite de sus colegas de marketing, comunicación o relaciones públicas y en beneficio de la reputación de su empresa.
Las empresas con mandatos de desvío de residuos también pueden obtener valor si intentan reutilizar y reciclar la mayor cantidad posible de mobiliario y equipos de oficina. Esto no sólo pone de relieve el compromiso de su organización con la reducción de residuos en vertederos, sino que también puede ayudar a alcanzar los objetivos de reducción de residuos. Los responsables de sostenibilidad aprecian todos los esfuerzos que se hagan para apoyar sus exigentes objetivos.
Objetivos para toda la empresa
- Objetivos de inversión comunitaria
- Objetivos de reducción de residuos
- Informes de sostenibilidad
- Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS)
- Documentación financiera y jurídica
- Beneficio fiscal
- Cumplimiento en materia de salud y seguridad
- LEED, BOMA BEST, GRI, BREEAM u otros programas
- Optimización de las adquisiciones
- Sostenibilidad de la cadena de suministro
- Reducción de emisiones de alcance 3
- Circularidad en el lugar de trabajo
- Transparencia en las operaciones
- Mitigación de riesgos
Con las iniciativas de toda la empresa en mente, puede sopesar adecuadamente sus opciones e identificar oportunidades en la gestión de los excedentes de su oficina. Para las empresas que tienen la responsabilidad social corporativa (RSC) o medioambiental, social, de gobierno (ESG) integrada en todas sus operaciones, es fácil encontrar a la persona adecuada con la que alinearse.
Paso 3: Prepararse para los riesgos de gestionar un gran superávit
El presupuesto no es lo único que está en juego cuando se gestiona un gran excedente de oficinas. El tiempo y el esfuerzo internos, las relaciones con los proveedores y la seguridad in situ, que repercuten en el resultado global del proyecto, requieren la misma atención en un traslado de gran envergadura. Las empresas que sólo miden los costes directos de la gestión de sus excedentes corren el riesgo de perder de vista el coste total de la operación.
Riesgos y retos comunes
- Un mercado de segunda mano imprevisible
- Tiempo interno, esfuerzo y distracción
- Interrupciones laborales y logísticas
- Gastos de doble manipulación y almacenamiento
- Tasas y normativa sobre vertederos
- Conflictos de programación
- Impacto medioambiental
- Cuestiones de seguridad y conformidad
Muchos de los riesgos están interconectados y son difíciles de evitar sin los procesos adecuados. La programación, por ejemplo, puede consumir el tiempo y la atención de su equipo si se trata de una mudanza de varias plantas en la que algunos artículos van a una oficina satélite, otros se compran y otros se envían a una empresa de reciclaje. Todos los implicados -empleados, empresas de mudanzas, compradores y recicladores- tienen que cumplir el mismo horario. Si no lo hacen, y su proveedor logístico tiene que almacenar el inventario y trasladarlo una segunda vez, los conflictos de horarios repercutirán directamente en sus costes logísticos.
Paso 4: Planifique su presupuesto
Con un inventario adecuado y un conocimiento firme de los riesgos y oportunidades, se puede empezar a presupuestar con precisión el proyecto. Los gestores de proyectos parecen divididos a la hora de presupuestar sus excedentes, y muy pocos lo hacen correctamente. Algunos presupuestan con mucha antelación antes de disponer de toda la información adecuada; el riesgo en este caso es pasar por alto muchos factores importantes que afectarán al coste. Otros esperan hasta el último minuto, sólo para descubrir que el apretado calendario reduce drásticamente su capacidad de planificar, ajustarse a la nueva información y considerar las opciones adecuadas.
El resultado de ambas cosas es un modelo de presupuesto deficiente que, a su vez, puede hacer que el proyecto empiece con mal pie. O lo que es peor, nadie asigna presupuesto alguno a la mudanza porque se da por supuesto que los muebles han conservado todo su valor de mercado. Las tres cosas deben evitarse en la medida de lo posible.
Empiece por calcular el mayor coste: el desmantelamiento, la mudanza y la logística. Este es el coste base de cualquier disposición de excedentes de oficina. A continuación, en función del lugar al que traslade los muebles, calcule el coste del vertido y el reciclaje o, si trabaja con un proveedor de reventa, reste el valor de la oferta.
Compare este presupuesto inicial con el presupuesto inicial asignado al proyecto. Si difieren drásticamente, hay que ver qué supuestos se asumieron al principio; de nuevo, suele ser la idea de que los muebles usados conservan su valor de mercado. Si se acercan, hay que encontrar pequeñas formas de reducir costes y esfuerzos o, lo que es lo mismo, de recuperar valor para la empresa.
Para las empresas que desean llevar a cabo una subasta de empleados o una gran donación benéfica, el coste "blando" del tiempo y el esfuerzo internos será el gran gasto adicional. Dado que estos proyectos requieren tanto esfuerzo, es imprescindible ver cuánto gastó tu empresa en llevar a cabo el proceso con el tiempo de los empleados.
Paso 5: Contratar a un proveedor logístico fiable
Ninguna otra parte puede hacer descarrilar un proyecto tan rápidamente como un proveedor logístico poco profesional. Un proveedor inadecuado puede interferir en la programación, dañar artículos, arruinar una venta de muebles, confundir ubicaciones o provocar fricciones con otras partes interesadas. Son la columna vertebral del proyecto y deben ser lo más fiables y capaces posible.
La mejor forma de evitar una empresa de mudanzas dudosa es buscar recomendaciones y buscar certificaciones del sector. Pida testimonios y referencias, o pruebe con un proyecto piloto con menos riesgo.
A continuación, pida un presupuesto a los que haya preseleccionado. En la mayoría de los casos encontrarás varios presupuestos entre los que elegir.
Paso 6: Gestionar el desmantelamiento y traslado del inventario
La mayoría de los jefes de proyecto querrán supervisar la mayor parte posible del proceso para que todo el mundo cumpla los plazos. Esto incluye a los empleados encargados de despejar sus espacios, a los técnicos que retiran los equipos eléctricos o especializados y a los operarios de mudanzas que desmontan y cargan el inventario, así como a los que coordinan la recogida de muebles o reciben los artículos después de la entrega; también puede incluir la coordinación con otros equipos que trabajen en el mismo espacio. Si hay reventa o donación de por medio, el desmontaje debe hacerse correctamente para que no se dañe ni se pierda nada. Los revendedores y las organizaciones receptoras no aceptarán de buen grado artículos inservibles.
Los jefes de proyecto también tendrán que informar a los proveedores de logística de cualquier dato específico del lugar que afecte al traslado. Por ejemplo, si se trata de una donación, habrá que reservar con antelación muelles de carga, ascensores y ayuda in situ. Muchos edificios también exigen protocolos sanitarios y de seguridad específicos que todos los proveedores tendrán que cumplir.
Paso 7: Documentar e informar de todo
La documentación del proyecto es el producto más valioso. Mide el rendimiento del equipo, demuestra transparencia y responsabilidad, y muestra dónde ha ido todo al final del proyecto. La posibilidad de rastrear cada artículo hasta su ubicación final garantiza que los objetos se vendieron, reciclaron o donaron realmente, y no se tiraron cuando nadie miraba.
La responsabilidad adicional también ayuda a los gestores a evaluar el resultado del proyecto y mejorar en el siguiente. Esto es especialmente valioso para los proyectos de excedentes de oficina, porque sólo surgen cada cierto tiempo. Las empresas rara vez cuentan con un experto interno en redistribución de equipos de oficina y deben evitar repetir un nuevo proceso para cada proyecto.
¿Por qué no llamas al 1-800-GOT-OFFICE-JUNK?
Se puede. Y, por desgracia, muchas empresas siguen haciéndolo.
Pero la solución de "talla única" no tiene sentido. Cada oficina que liquida o deposita en vertederos sus muebles sobrantes simplemente pierde el valor que le quedaba y no muestra ninguna preocupación por los residuos innecesarios. Y cada vez es más caro tratar los excedentes como residuos, ya que los vertederos están aumentando en Estados Unidos y Canadá. El viejo enfoque de "barato y sucio" es en realidad más sucio que barato. El impredecible mercado de muebles de segunda mano tampoco ayuda. Por desgracia, vender muebles de oficina es más difícil de lo que cabría esperar. La escasa demanda del mercado y los costes de mano de obra y transporte hacen imposible que los liquidadores ofrezcan ofertas sustanciosas cuando ellos también tienen que pagar para transportar y deshacerse de los artículos invendibles. Con la red adecuada de socios de reventa de muebles y el producto adecuado, siempre merece la pena considerar la posibilidad de compensar los duros costes de mano de obra y logística.
Incluso regalar mobiliario de oficina, aunque parezca mentira, conlleva sus propios quebraderos de cabeza y gastos que pocos están dispuestos a asumir internamente.
Con ejecutivos, partes interesadas y empleados más comprometidos que nunca con la sostenibilidad empresarial, los directivos buscan formas de devolver valor a la empresa a través de todos los aspectos de sus operaciones. Tanto si se trata de un único almacén como de una consolidación en toda la empresa, el truco está en crear valor alineando el proyecto con iniciativas empresariales de mayor envergadura, desde políticas de responsabilidad y transparencia hasta inversión en la comunidad y objetivos de desvío de residuos. Las empresas seguirán gestionando los excedentes de mobiliario y equipos de oficina. La cuestión es cómo hacer que los excedentes sean realmente sostenibles.
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