每次办公室搬迁、翻新和关闭都会产生一些不再需要的家具和设备--这些多余的椅子、桌子、橱柜、用品和电子产品现在就摆放在你的存储空间里。那么，该如何处理它们呢？
您有哪些选择，哪些适合您的预算、时间表和公司？
经验丰富的设施和采购专业人员都很清楚，重新分配办公家具和设备并不总是像听起来那么简单，尤其是当你考虑到管理不善所带来的财务和环境风险时。由于存在一系列独特的挑战和干扰，在更大的工作场所转型中，通常只是一个小步骤，但很快就会成为一个重大挫折。
说到办公室过剩问题，现实情况是，简单、可持续的选择并不多。
为了帮助贵公司从办公室剩余物中获得更多收益，我们列出了管理大量库存和支持更循环的工作场所的六个基本步骤。每个步骤都将帮助您在问题发生之前就发现问题，最大限度地减少财务和环境责任，并提高您的企业获得可衡量回报的机会。
有了正确的计划和项目经理，多余的办公家具就不再是一个问题，而更像是一个机遇。
步骤 1：创建办公家具清单
彻底清点是必须的。无论您选择哪种解决方案，您的供应商都希望了解项目的内容。清晰的信息还能最大限度地减少范围变更和沟通不畅，让您省心省力。如果您还没有这样的清单，那么现在是时候看看您到底有哪些清单并告知整个项目了。
基本库存流程
- 将办公室清单文件标准化--电子表格是一个良好的开端。
- 指定专人和时间段填写表格。
- 注意物品类型、品牌名称、年限、状况、尺寸和位置。
- 将库存与采购或设施的其他文件进行比较。
如果您想出售或回收办公家具，适当的库存清单还能帮助您了解剩余物品的逐项价值。这一点至关重要。没有它，就不可能制定出全面的处置方案。
例如，Aeron 办公椅的市场价值很高。您有多少把，状况如何？如果计算错误，就可能意味着金钱的损失。同样，文件柜中的金属成分也能带来收益。如果您想有效地回收办公家具，那么了解您有多少家具以及家具的大小将确保您当地的金属回收商给您应得的回报。
您的清单还应有助于确定哪些物品实际上是垃圾。这些是不能再利用、翻新或回收的破椅子、办公桌或部件。虽然这在办公室平均库存中只占很小的比例，但识别它们很重要，这样就可以在供应商将其考虑在内之前，将它们与可重复使用的物品适当分开。
步骤 2：了解项目目标（和机遇）
了解工作内容后，您和您的团队希望从项目中获得什么？
最常见的答案当然是财务回报。我们都希望从旧资产中获得现金回报（如果有合适的库存和买家，这当然是可能的）。衡量任何业务举措成功与否的最直观方式就是节省的资金或获得的收益，这也是理所当然的。投资回报率（ROI）是包括资产管理在内的所有业务流程的关键指标。
下一个优先事项是操作--换一种说法，就是无痛搬运。家具搬运始终是大型项目中的一个步骤；如果这个步骤出现延误或中断，其他部分也会受到影响。关键在于对项目范围了如指掌，并与可靠的物流供应商合作。无论是时间安排不当、供应商无赖还是现场安全问题，没有人愿意成为项目出错的主角。妥善管理运营就等于妥善管理成本。
但对贵组织而言，还有什么是重要的？
很少有项目经理会花时间考虑该项目如何使其他部门、计划和利益相关者受益。如果拆除办公家具的费用也能对其他项目起到补充作用，那么花在项目上的每一美元都能为公司带来更多回报。
例如，您的公司可能在当地社区非常活跃--您在可持续发展或沟通方面的同行是否知道公司有大量剩余家具需要处理？捐赠多余的家具可以在不增加企业社会责任（CSR）或环境、社会和治理（ESG）项目资金的情况下，有策略地让社区合作伙伴参与进来。在项目的最后阶段，可以推出一些积极的故事，让市场营销、传播或公共关系部门的同事感到高兴，同时也有利于公司的声誉。
有废物转移任务的公司还可以通过尽可能多地重复使用和回收办公家具和设备来获取价值。这不仅强调了企业对减少垃圾填埋的承诺，还有助于实现减少废物的基准。可持续发展领导者会感谢为支持其具有挑战性的目标所做的一切努力。
需要考虑的全公司目标
- 社区投资目标
- 减少废物目标
- 可持续发展报告
- 可持续发展目标（SDGs）
- 财务和法律文件
- 税收优惠
- 健康与安全合规
- LEED、BOMA BEST、GRI、BREEAM 或其他计划
- 采购优化
- 供应链可持续性
- 范围 3 排放减少量
- 工作场所的循环性
- 业务透明
- 风险缓解
有了全公司范围内的倡议，您就可以正确权衡自己的选择，并找出管理办公室剩余物的机会。对于那些将企业社会责任（CSR）或环境、社会、治理（ESG）融入整个运营的公司来说，很容易找到合适的合作对象。
步骤 3：为管理巨额盈余的风险做好准备
在管理大型办公室盈余时，预算并不是唯一的问题。内部时间和精力、与供应商的关系以及现场安全--所有这些都会影响整个项目的结果--在大型搬迁中同样需要关注。公司如果只衡量管理盈余的硬性成本，就有可能忽略这项工作的总成本。
常见风险和挑战
- 变幻莫测的二手市场
- 内部时间、精力和分心
- 劳动力和物流中断
- 双重搬运费和仓储费
- 垃圾填埋场费用和规定
- 时间安排冲突
- 环境影响
- 安全和合规问题
许多风险都是相互关联的，如果没有正确的流程，就很难避免。例如，如果是多楼层搬迁，有些物品要搬到卫星办公室，有些要购买，有些要送到回收商那里，那么时间安排就会耗费团队的时间和精力。所有利益相关者--员工、搬家公司、买家和回收商--都必须遵守相同的时间表。如果他们不这样做，你的物流供应商就必须储存库存并进行第二次搬运，时间冲突将直接影响你的物流成本。
第 4 步：规划预算
有了适当的清单并牢牢把握住风险和机遇，就可以开始准确地编制项目预算。项目经理们在如何编制盈余预算方面似乎众说纷纭，只有极少数人做得正确。有些人在掌握所有正确信息之前就提前做好预算；这样做的风险在于会遗漏许多影响成本的重要因素。另一些人则等到最后一刻，才发现紧张的时间表大大降低了他们制定计划、根据新信息进行调整和考虑正确方案的能力。
这两种情况的结果都是预算模式不完善，进而导致项目一开始就走入误区。更有甚者，根本没有人为家具搬迁分配预算，因为人们假定家具已经保留了其全部市场价值。这三种情况都应尽可能避免。
首先要估算最大的成本：拆卸、搬运和物流。这是任何办公用品剩余处置的基本成本。然后，根据您要将家具运往的地点，计算垃圾填埋和回收的成本，如果您与转售商合作，则减去投标的价值。
将 "基础 "预算与项目最初的预算进行比较。如果两者大相径庭，则要看看早期做了哪些假设--同样，通常是假设二手家具能保持其市场价值。如果两者相差无几，那么你就需要找到降低成本和工作量的小方法，或者同样找到为企业创造价值的方法。
对于希望进行员工拍卖或大型慈善捐赠的公司来说，内部时间和精力的 "软 "成本将是最大的额外支出。由于这些项目非常耗费精力，因此必须了解企业在执行过程中花费了多少员工时间。
步骤 5：聘请可靠的物流供应商
没有任何一方能像不专业的物流供应商一样迅速破坏项目。错误的供应商可能会干扰日程安排、损坏物品、破坏家具销售、混淆地点或与其他利益相关者产生摩擦。他们是项目的中流砥柱，必须尽可能可靠、有能力。
避免选择有问题的搬家公司的最好办法是寻求推荐和查看行业认证。询问推荐信和证明人，或尝试风险较小的试点项目。
然后要求您的候选名单上的公司为您报价。在大多数情况下，您会找到一系列报价供您选择。
步骤 6：管理库存的拆除和搬迁
大多数项目负责人都希望尽可能多地监督整个过程，以保证每个人都能按时完成任务。这包括负责清理各自空间的员工、拆除电气或专用设备的技术人员、拆卸和装载库存的搬运工，以及协调家具取货或交付后接收物品的人员；还可能包括与在同一空间工作的其他团队进行协调。如果涉及转售或捐赠，拆卸工作必须妥善进行，以免损坏或丢失任何物品。转售商和接收机构不会乐意接收无法使用的物品。
项目经理还必须告知物流供应商任何会影响搬迁的具体信息。例如，如果涉及捐赠，就必须提前预订装货码头、电梯和现场帮助。许多建筑还要求所有供应商遵守特定场地的健康和安全协议。
第 7 步：记录和报告一切
项目文档是最有价值的交付成果。它可以衡量团队的绩效，体现透明度和问责制，并显示项目结束时所有物品的去向。能够追踪每件物品的最终去向，就能确保物品被实际出售、回收或捐赠，而不是在无人注意时被丢弃。
额外的问责制还有助于管理人员评估项目成果，并改进下一个项目。这对办公设备过剩项目尤为重要，因为这些项目每隔一段时间才会出现一次。公司内部很少有重新分配办公设备的专家，因此应避免为每个项目重复新的流程。
为什么不直接拨打 "1-800-GOT-OFFICE-JUNK"？
可以。遗憾的是，许多公司仍然这样做。
但是，"一刀切 "的解决方案并不合理。每一个清理或填埋多余家具的办公室都会失去其剩余价值，而且对不必要的浪费毫不关心。而且，随着美国和加拿大垃圾填埋场数量的增加，将剩余家具作为废物处理的成本只会越来越高。旧的'廉价而肮脏'的方法实际上比廉价更肮脏。变幻莫测的二手家具市场也无济于事。遗憾的是，办公家具的销售比想象中要困难得多。低迷的市场需求以及劳动力和运输成本，使得清算人无法提供可观的出价，因为他们也需要支付拖运和倾倒无法出售物品的费用。如果有合适的家具转售合作伙伴网络和合适的产品，帮助抵消人工和物流的硬性成本总是值得考虑的。
不管你信不信，即使是免费赠送办公家具，也会带来令人头疼的问题和费用，很少有人愿意在内部承担这些费用。
随着高管、利益相关者和员工比以往任何时候都更加致力于企业的可持续发展，管理者们正在寻找通过运营的各个方面为公司带来价值的方法。无论是单个储藏室还是全公司范围内的整合，诀窍都在于通过将项目与更大的业务计划（从问责制和透明度政策到社区投资和废物转移目标）相结合来创造价值。企业将继续管理过剩的办公家具和设备。问题是如何使剩余办公家具和设备真正实现可持续发展？
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